POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

PRESENTACIÓN

 

Política de tratamiento de Datos Personales y de la Información

Conforme a las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012, en la Ley 1266 de 2008, en el Decreto 1377 de 2013 y en cualquier norma encaminada a proteger y desarrollar el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, así como a respetar los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refieren los artículos 15 y 20 de la Constitución Política.

Específicamente, la Ley 1581 de 2012 dispone que es un deber de los responsables del tratamiento de la información adoptar un manual interno de Políticas y Procedimientos, para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial para la atención de consultas y reclamos.

Teniendo en cuenta lo anterior, el objetivo de esta Política de tratamiento de Datos Personales y de la Información es dar cumplimiento a la normativa vigente sobre el uso y protección de la información personal o comercial de las personas naturales o jurídicas que tengan contacto con nosotros o quien esta última autorice; brindando herramientas que garanticen la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información.

Aquí encuentra el modo como se  realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos para el ejercicio de tales derechos.

ALBA INÉS ESPINOSA MONTES

FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN

Representante Legal

  1.  OBJETIVO

                La presente Política de Protección de Datos Personales pretende regular la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales en la FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN brindando herramientas que garanticen la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información.

La Política se estructura siguiendo los mandatos de la ley estatutaria 1581 de 2012, decretos y demás normativa que la complemente, modifique o derogue.

  1. ALCANCE

                La Política  cubre todos los aspectos administrativos, organizacionales y de control que deben ser cumplidos por los directivos, funcionarios, contratistas y terceros que laboren o tengan relación directa con la FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN.

La Política se integrará con las Políticas de Seguridad de la Información.

III.               ÁMBITO DE APLICACIÓN

                La Política será aplicable a los datos personales y/o información registrados en cualquiera de nuestras bases de datos digitales, físicas o de cualquier tipo, susceptibles de tratamiento.

La presente Política aplicará en los casos en que la FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN funja como Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento de los datos personales y/o información que le sea suministrada en virtud de las actividades u operaciones celebradas y/o las relaciones civiles, comerciales, laborales y/o contractuales de cualquier tipo, entre FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN y cualquier otra persona de carácter nacional e internacional, dentro del territorio colombiano.

 

  1. MARCO NORMATIVO DE LA POLÍTICA

                Ley 1581 de 2012 mediante la cual se expidió el Régimen General de Protección de Datos Personales. Decretos y circulares externas que reglamenten la norma indicada en el numeral anterior. Sentencia de Constitucionalidad C–748 de 2011 mediante la cual se declaró exequible el Proyecto de Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales.

 

  1. DEFINICIONES 

Para la interpretación de esta Política, le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones: 

–          Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

–          Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable del tratamiento de datos personales, dirigida al Titular de dichos datos, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de datos que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales

–          Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

–          Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; 

–          Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

–          Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación; 

–          Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de la FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  como Responsable de los datos; 

–          Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por la FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia;

–          Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a la FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  en virtud de una relación contractual y/u obligacional;

–          Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, para efectos de esta política, ejercerá como Responsable, en principio, FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN ;

–          Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, en razón de una relación comercial, civil, laboral o jurídica, suministre datos personales a la FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN ;

–          Trabajador: Toda persona natural que preste un servicio a la FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  en virtud de un contrato laboral.

–          Transferencia: Se refiere al envío por parte de la FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  como Responsable del Tratamiento o un Encargado de los datos, a un tercer agente o persona natural o jurídica (receptor), dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales;

–          Trasmisión: se refiere a la comunicación de datos personales por parte del Responsable al Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate datos personales;

–          Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Para el entendimiento de los términos que no se encuentran incluidos dentro del listado anterior, usted deberá remitirse a la legislación vigente, en especial a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, dando el sentido utilizado en dicha norma a los términos de cuya definición exista duda alguna.

 

  1. CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS

 

  1. Datos Personales Sensibles

 

Los datos sensibles son aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

 

FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso sobre la finalidad de su tratamiento.

 

  1.  Tratamiento de Datos Personales Sensibles

 

Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:

 

  1. a)El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley, no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  2. b)El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
  3. c)El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  4. d)El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, o dentro del marco de procesos de mejoramiento, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

 

  1. Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes

 

Los menores de edad son Titulares de sus datos personales y por lo tanto portadores de los derechos correspondientes. De acuerdo a lo establecido en la Constitución Política y en concordancia con el Código de la Infancia y la Adolescencia, los derechos de los menores deben ser interpretados y aplicados de manera prevalente y por lo tanto, deben ser observados con especial cuidado. Conforme lo señalado en la Sentencia C-748 de 2011, las opiniones de los menores deben ser tenidas en cuenta al momento de realizar algún tratamiento de sus datos.

 

FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  se compromete entonces, en el tratamiento de los datos personales, a respetar los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

 

VII.              CLASIFICACIÓN DE INFORMACIÓN Y DE BASES DE DATOS

 

Las bases de datos se clasificarán de la siguiente manera:

 

  1.  Bases de datos Confidenciales: Son  bases de datos o ficheros electrónicos con información confidencial, es el caso de datos financieros, bases de datos del personal, bases de datos con información sensible sobre directivos, proveedores, clientes, etc.
  1. Bases de datos con Información Sensible: Son los datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. En FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  el acceso a este tipo de información es restringido y únicamente será conocido por un grupo autorizado de funcionarios, quienes lo usaran estrictamente para lo autorizado por el Titular sin revelar su identidad, nombre e identificación.
  1. Bases de datos con Información Pública: Son las bases de datos que contienen datos públicos calificados como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y que no son calificados como datos semiprivados, privados o sensibles. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

 

VIII.           DIVULGACIÓN Y CAPACITACIÓN

 

                FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  definirá los procesos de divulgación y capacitación del contenido de esta Política a través de los medios físicos y tecnológicos a su alcance. De igual manera realizará capacitaciones a sus funcionarios con personal idóneo de la misma FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  y/o externo en caso de que se requiera.

 

La Política se deja a disposición de clientes, proveedores y demás personal que lo requiere mediante los canales de comunicación establecidos por la FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN.

 

  1. TIPO DE INFORMACIÓN SUJETA A TRATAMIENTO

                La FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  reconoce que sus empleados, contratistas, contratantes, accionistas, proveedores, clientes, miembros de Junta Directiva y demás personas que mantengan relaciones de cualquier índole con FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN , tienen derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en todo caso para ello en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones con la FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN.

 

En virtud de la relación que se establezca entre usted y la FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN, ésta recolecta, almacena, usa y transfiere datos personales  e información que incluyen entre otros:

 

1- De los Candidatos y aspirantes

  1. a)Nombre, identificación, dirección, teléfono, fecha de nacimiento, información de estudios, experiencia laboral, entorno personal y familiar.
  2. b)Hoja de vida, educación, experiencia profesional y laboral, vínculos con entidades, vínculos con empresas.
  3. c)Información judicial que incluye antecedentes penales, fiscales y disciplinarios, procesos judiciales en curso.

2- De los Clientes

  1. a)Nombre del Cliente o razón social, número de identificación o NIT con dígito de verificación, lugar de domicilio, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;
  2. b)Nombre e identificación del gerente general o representante legal y dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;
  3. c)Nombre del asignado para el recaudo de cartera, correo electrónico;
  4. d)Número de empleados fijos y tiempo de funcionamiento del negocio;
  5. e)Información tributaria;
  6. f)Información bancaria que incluye nombre del titular de la cuenta bancaria, número de la cuenta bancaria y nombre o código del banco.
  7. g)Información financiera que incluye relaciones comerciales, estados financieros.
  8. h)Información judicial que incluye antecedentes penales, fiscales y disciplinarios, procesos judiciales en curso.

3- De los Proveedores.

  1. a)Nombre del Proveedor o razón social, número de identificación o NIT con dígito de verificación, lugar de domicilio, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;
  2. b)Nombre e identificación del gerente general o representante legal y dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;
  3. c)Nombre e identificación del gerente o coordinador de ventas, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;
  4. d)Nombre e identificación del personal asignado para el recaudo de cartera, correo electrónico;
  5. e)Número de empleados fijos y tiempo de funcionamiento del negocio;
  6. f)Información tributaria;
  7. g)Información bancaria que incluye nombre del titular de la cuenta bancaria, número de la cuenta bancaria y nombre o código del banco.
  8. h)Información financiera que incluye relaciones comerciales, estados financieros.
  9. i)Información judicial que incluye antecedentes penales, fiscales y disciplinarios, procesos judiciales.

4- De los Empleados

  1. a)Trabajador y Grupo Familiar: nombre, identificación, dirección, teléfono, nombre de esposo (a) e hijos, nombre e identificación de hijos, historia médica, afiliaciones a la seguridad social, póliza médica, edad, fecha de nacimiento, información de estudios, estado de salud, medicamentos que utilizan, autorizaciones médicas, participación en actividades de recreación y deporte, certificados de vacunación;
  2. b)Hoja de vida, educación, experiencia profesional y laboral, vínculos con entidades, vínculos con empresas;
  3. c)Formación académica, diplomas, actas de grado de los títulos obtenidos universitarios, tecnólogo, técnico y/o bachiller;
  4. d)Salario y otros pagos;
  5. e)Saldo de deudas contraídas para con FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  o libranza;
  6. f)Afiliaciones con descuento de nómina;
  7. g)Aportes pensionales;
  8. h)Constitución y aportes a fondos de pensiones voluntarias, bonos de alimentos, etc.;
  9. i)Procesos judiciales, embargo;
  10. j)Antecedentes fiscales, penales y disciplinarios;
  11. k)Deudas a favor de cooperativas;
  12. l)Autorizaciones de descuentos;
  13. m)Información de afiliación a fondos de empleados, gremiales;
  14. n)Prestaciones durante toda su vida laboral;
  15. o)Contrato laboral;
  16. p)Cambios en el contrato de trabajo;
  17. q)Vinculación con empleadores anteriores;
  18. r)Historia laboral del trabajador;
  19. s)Pago de auxilio y beneficios;
  20. t)Beneficiarios del trabajador para efecto del pago de auxilios y beneficios;
  21. u)Afiliación EPS, fondo de pensiones, ARL, Caja de compensación;
  22. v)Capacitaciones recibidas;
  23. w)Informe de evaluación sicológica;
  24. x)Detalle de la caracterización;
  25. y)Informe demográfico de los trabajadores;
  26. z)Historia clínica ocupacional del trabajador, incapacidades;
  27. aa)Accidentes laborales;
  28. bb)Horas extras;
  29. cc)Ingreso y salida de la planta;
  30. dd)Huella dactilar;
  31. ee)Registro fotográfico;
  32. ff)Pertenencia a sindicato;
  33. gg)Evaluación anual de competencia.
  34. hh)Certificaciones bancarias;
  35. ii)Referencias laborales y personales;
  36. jj)Tarjeta profesional y/o autorización para el ejercicio de la profesión;
  37. kk)Acuerdo de confidencialidad;

Si dentro de la información recolectada se encuentran datos sensibles, FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  le informará de la calidad de dicho datos sensibles y la finalidad del tratamiento, y sólo serán tratados con su consentimiento previo, expreso e informado. Tenga en cuenta que por tratarse de datos sensibles usted no está obligado a autorizar su tratamiento.

 

  1. USO Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO

Los datos personales son utilizados para:

  1. a)Elaboración de actas de acuerdo y no acuerdo en conciliación, comprobantes de comparecencia y no comparecencia a audiencias de conciliación.
  2. b)Procesos judiciales ante entidades estatales, procesos de insolvencia de personas jurídicas, naturales comerciantes y no comerciantes en asuntos de reorganización y validación.
  3. c)Elaboración, ejecución y liquidación del contrato, acuerdo de confidencialidad y/o acuerdo comercial entre el Titular de la información y  cualquiera de la FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN.
  4. d)Pago de obligaciones contractuales.
  5. e)Realizar estudios de viabilidad consistentes en análisis financieros, legales, comerciales y empresariales para la asignación de crédito y cupo.
  6. f)Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma y/o para ejercer el derecho a la defensa y debido proceso en las actuaciones judiciales y administrativas en que se vea incursa la FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN.
  7. g)Consulta de antecedentes judiciales, fiscales, comerciales, disciplinarios, entre otros ante las diferentes entidades públicas y privadas.
  8. h)Realizar convocatoria a las diferentes asambleas, juntas, comités y demás reuniones necesarias para el cumplimiento del objeto social de la FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  y las exigidas por mandato legal y/o estatutario.
  9. i)Enviar información sobre cambios en las condiciones de los productos ofrecidos por FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN
  10. j)Cumplimiento de las obligaciones contraídas por FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  con sus clientes y consumidores al momento de adquirir nuestros productos.
  11. k)Soporte en procesos de auditoria externa e interna.
  12. l)Envío y Recepción de mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente.
  13. m)Registro de la información de los candidatos, clientes, empleados y proveedores en la base de datos de las FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN.
  14. n)Contacto con candidatos, clientes, empleados o proveedores para el envío de información relacionado con la relación contractual, comercial y obligacional que tenga lugar.
  15. o)Recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que como Responsable de la información y datos personales, le corresponde a la FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN.
  16. p)Con propósitos de seguridad o prevención de fraude.
  17. q)Para proporcionarle un efectivo servicio al cliente.
  18. r)Desarrollo de programas de capacitación, investigaciones, estudios y formación del personal. Cuando la información contenga datos sensibles únicamente se realizará uso del registro fotográfico sin comprometer la identidad, ni el nombre, ni la identificación de la persona.
  19. s)Envío de avisos y campañas publicitarias respecto de los productos y servicios que ofrece LA FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN.
  20. t)Envío de correos electrónicos y/o mensajes de texto informando el estado del trámite de solicitud de productos y servicios que ofrece LA FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN.
  21. u)Envío de correos electrónicos y/o mensajes de texto informando el vencimiento de los productos y servicios adquiridos por clientes de LA FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN.
  22. v)Envío de correos electrónicos y/o mensajes de texto para desarrollar actividades de mercadeo, estadísticas, investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia.
  23. w)Envío de información relativa a eventos organizados o patrocinados por LA FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN.
  24. x)Atención de requerimientos judiciales o administrativos.
  25. y)Cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
  26. z)Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre usted y la FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN.

Si usted nos proporciona Datos Personales, ésta información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y no procederemos a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de la FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  salvo que (i) usted nos autorice expresamente a hacerlo, (ii) sea necesario para permitir a nuestros contratistas o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado, (iii) con el fin de proporcionarle nuestros productos o servicios, (iv) sea divulgada a las entidades que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos de mercadeo conjunto, (v) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración, o (vi) según sea requerido o permitido por la ley.

 

A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus datos personales podrán ser divulgados con los fines dispuestos anteriormente al personal de recursos humanos, área legal, encargados, consultores, asesores y a otras personas y oficinas según corresponda.

 

La FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente subcontratamos con terceros el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros.  En este caso de transmisión de datos personales, se suscribirá el contrato de transmisión a que haya lugar en los términos del Decreto 1377/13.

Adicionalmente, le informamos que una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  o archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley. Dichos datos no serán eliminados a pesar de la solicitud del titular, cuando la conservación de los mismos sea necesaria para el cumplimiento de una obligación o contrato.

 

  1. DERECHOS DEL TITULAR

                De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que como titular le asisten en relación con sus datos personales son:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  como los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  2. Por cualquier medio válido, solicitar prueba de la autorización otorgada a la FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  como Responsables del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;
  3. Ser informado por la FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN , como Responsables del Tratamiento o por el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  7. Dentro de esta política encontrará el procedimiento a través del cual la FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  garantiza el ejercicio de todos sus derechos.

XII.              DEBERES DE FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

                FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  tendrá presente que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  hará uso de dichos datos solamente para las finalidades descritas en la presente Política, salvo que el Titular haya autorizado previa y expresamente un tratamiento, uso y/o finalidad diferentes. En todo caso FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  hará uso de los datos para el desarrollo de su objeto social establecido en sus estatutos, bajo los parámetros, restricciones, cláusulas y condiciones que rigen la relación entre el Titular y FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN, respetando siempre la normativa vigente sobre la Protección de Datos Personales y el consentimiento de las partes.

 

XIII.           POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

 

  1. Generalidades Sobre la Autorización

 

FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  solicitará la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio, como por ejemplo un contrato, acuerdo, memorando de entendimiento o de un documento específico para tal efecto. En todo caso, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos también se informará mediante el mismo documento específico o adjunto. FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN informará al titular de los datos, lo siguiente:

 

  1. a)El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
  2. b)Los derechos que le asisten como Titular.
  3. c)Los canales en los cuales podrá formular consultas y/o reclamos.

 

  1. Garantías del Derecho de Acceso

 

FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  garantizará el derecho de acceso, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de este, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales.

 

  1. Consultas

 

Los Titulares de los datos personales o sus causahabientes, podrán consultar sus datos personales que reposan en la base de datos. En consecuencia, FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares de datos personales, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

 

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales, FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  garantiza:

 

  1. a)Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
  2. b)Establecer formularios, sistemas y otros métodos.
  3. c)Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en operación.

 

Independientemente del mecanismo que se implemente para la atención de solicitudes de consulta, estas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual, en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Las consultas que se efectúen respecto a datos personales deberán ser remitidas mediante un correo electrónico a la siguiente dirección:  servicioalcliente@centrodeconciliacionarmonia.com

 

  1. Reclamos

 

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normativa sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante la sociedad.

El reclamo deberá ser presentado por el Titular de los datos personales, diligenciando el formato de Reclamación para el Tratamiento de Datos Personales que podrá solicitar mediante el envío de un correo electrónico a la dirección: servicioalcliente@centrodeconciliacionarmonia.com En este formato el Titular deberá indicar si desea que sus datos sean actualizados, rectificados o suprimidos o bien si desea revocar la autorización que se había otorgado para el tratamiento de los datos personales. Para efectos de reclamos, el Titular deberá tener en cuenta lo previsto en el artículo 15 de la ley 1581 de 2012.

Si el reclamo estuviese incompleto, el Titular lo puede completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso que la persona que reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, el término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

  1. Rectificación y Actualización de Datos

 

FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  tiene la obligación de rectificar y actualizar, a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta de conformidad con el procedimiento y lo términos antes señalados. Al respecto, FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  tendrá en cuenta lo siguiente:

 

En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

 

FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los datos. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  considere pertinentes.

 

FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos, que se pondrán a disposición de los interesados en la página web o solicitándolos mediante correo electrónico a la dirección: servicioalcliente@centrodeconciliacionarmonia.com

 

  1. Supresión de Datos

 

El Titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

 

  1. a)Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normativa vigente.
  2. b)Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
  3. c)Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo a lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN.

 

El derecho de supresión no es un derecho absoluto y el responsable del tratamiento de datos personales puede negar el ejercicio del mismo cuando:

 

  1. a)El Titular de los datos tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  2. b)La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  3. c)Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

 

  1. Revocatoria de la Autorización

 

Todo Titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de estos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  establecerá mecanismos sencillos que le permitan al Titular revocar su consentimiento.

 

Existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse:

  • Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  debe dejar de tratar por completo los datos del Titular.
  • Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. En este caso, FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN , deberá dejar de tratar parcialmente los datos del Titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.

 

  1. Contratos

 

En los contratos laborales, FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  incluirá cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del titular. También incluirá la autorización de que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados a terceros con los cuales FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas tercerizadas. En estas cláusulas se hará mención a esta Política.

En los contratos de prestación de servicios externos, cuando el contratista requiera de datos personales, FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  le suministrará dichos datos siempre y cuando exista una autorización previa y expresa del titular para esta transferencia. Dado que en estos casos los terceros son encargados del tratamiento de datos, sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines y los tratamientos autorizados por FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  y delimitan de manera precisa el uso que dicho terceros le pueden dar a los datos.

 

  1. Transferencia de Datos Personales a Terceros Países

 

La transferencia de datos personales a terceros países solamente se realizará cuando exista autorización correspondiente del Titular.

 

XIV.            PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE SUS DERECHOS COMO TITULAR

                Si tiene preguntas acerca de esta Política, o cualquier inquietud o reclamo, o en caso de ejercicio de queja, rectificación, actualización, consulta, o solicitud de acceso o de sustracción de datos, o con respecto a la administración de la Política, comuníquese con nosotros a través de cualquiera de los siguientes medios:

 

Alba Inés Espinosa Montes

Representante Legal

Telefónicamente al: 3168301432

Contacto: servicioalcliente@centrodeconciliacionarmonia.com

Oficina ( 410 ) TORRE TRES ( 3 ) CENTRO EMPRESARIAL SABANA PARK HEALTH & BUSSINES ubicado en el Km. 4.5 vía Chía – Cajicá, lote el rancho, Vereda Calahorra, del municipio de Cajicá – Cundinamarca

 

Tenga en cuenta que una vez usted ponga en conocimiento al área responsable al interior de la FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN , dependiendo de a cuál de ellas vaya dirigida su petición, se dará trámite a la consulta, solicitud o queja.

 

Podrá consultar a FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  respecto de los datos personales que tenga almacenados en sus bases de datos, para las cuales será necesario que el solicitante o su representante legal acrediten previamente su identidad. Dicha consulta será atendida por FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Este plazo podrá ser ampliado por FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  en una sola ocasión, en cuyo caso le serán informados los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso será superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  lo hará de su conocimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Su solicitud o petición relacionada con reclamos, actualizaciones, correcciones, o supresión de sus datos personales deberá ser atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles desde el recibo de la solicitud o petición. Para la correcta y completa consideración de su petición, solicitud o reclamo, le solicitamos allegar la identidad del solicitante, su número de identificación, la dirección de notificaciones/respuestas y los documentos que quiere hacer valer.

Si su solicitud o petición no tiene los datos y hechos suficientes que permiten a FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  atenderla de forma correcta y completa, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, petición o reclamo para que subsane sus fallas. Después de transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, si usted como solicitante no ha subsanado según lo requerido, la FUNDACIÓN ARMONÍA SABANA NORTE CENTRO DE CONCILIACIÓN  receptora de su petición entiende que ha desistido de su solicitud.

 

  1. MODIFICACIÓN DE ESTA POLÍTICA

Esta política puede ser modificada en cualquier momento, avisándole del cambio y se pondrá a su disposición la última versión de esta Política o los mecanismos para obtener una copia de la misma.

 

Fecha de entrada en vigencia: 01 de JUNIO de 2018

Fecha última modificación: 01 de JUNIO de 2018

 

Periodo de vigencia de las bases de datos: La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento de la información.

 

 

 

 

 

ALBA INÉS ESPINOSA MONTES

Representante legal